さざ波のような日々

さざ波のような日々

ミニマムに変化し、ゆるく生きる

情報管理が劇的に捗るgoogleの機能3つ!

 

 

こんにちは、おりんです。

最近BOOKOFFで色々な本を購入しました。
欲しかった本や気になった本を読んで、その感想と取り入れたことをまとめたいと思います!

今回は高嶋美里さんの『あなたの一日を3時間増やす「超整理術」』を読んで参考にしたことです!

 


・内容

内容は、14日間に分けて身の回りの環境、自分の意識を変えていこうというものです!
デスク整理術や仕事術についても書かれています!

特に、身の回りを整理するために積極的なデータ化や、ネットワークの利用を推奨しています。


中でも今回ポイントになるのは、著者がgoogleアカウントを最大限活用していくスタイルだということです!

ぶっちゃけ僕はgoogleGmailしか使ってなかったですけど笑
しかし導入してみると、かなり便利でした!
もう便利すぎてびっくり!!笑


1、タスク管理

社会人ともなると1日にやることは多いと思います。
そこでgoogleドライブのスプレッドシートを利用して、やることをまとめて管理しようという話です!

 

いわゆるTodoリストってやつですね。
わざわざ作らなくていいなんて意見もありますが、僕は書いとかないと忘れるので書きます!
(忘れる予定なんて必要ない!!笑)


今までのTodoリストは不要な紙に書き並べて、予定と期限を考慮して手帳(スケジュール帳)に落とし込んでいました!

つまり紙を失くす、汚すなどすると1から書き直しです。
また終わったものには線を引いて消すのでちょっとぐちゃぐちゃに、、


そこでgoogleドライブのスプレッドシート
見た目はもろExcelかな?笑

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普通に使いやすいです!
失くす心配も減りますし、googleアカウントにログインすればPC、スマホどちらでもOK!
記入に端末も場所も選びません!
(スマホの場合はアプリで編集できます)

 

並べ替えで期限や誰の依頼かなどをすぐに把握でき、
処理後は線引きどころか、行削除で残らずスッキリです!


2、スケジュール管理

紹介されているのはgoogleカレンダーと先述のスプレッドシートを使った管理方法です!

スプレッドシートで予定をリストアップし、30分単位で刻み込めるgoogleカレンダーに書き込んでいきます。
たったこれだけ!!笑

 

僕はスケジュール管理を手帳メインで行ってます!
ちなみに手帳はペイジェムシリーズが愛用で、現在は「ウィークリー14」を使ってます。
ペイジェムシリーズは月が見開きになっており、週はこんな感じになっています!

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月ページでは日別の大まかなスケジュールを、週ページでは日別のタスク管理を行ってました。

しかし、月や週の予定を立てることは出来ても、1日の細かい時間管理まではできません。
なので、いらない白紙にメモして持ち歩いていました(貧乏臭い笑)


そこで、今までの「手帳+白紙メモ」から「手帳+googleカレンダー」へ変更!!

僕は書き込みたいタイプなので、ペイジェムの手帳はそのまま使用します。
主に予定やメモ等を、携帯の使用出来ない場面(授業や会議)に書き込んだり、月ページをカレンダーにしたりしてます!
(カレンダーの断捨離!笑)


また週ページは日別のタスク管理から簡単な日記に変更しました。

そして今まで週ページに書き込んできたタスクを、googleカレンダーに書き込んでいきます!
30分から予定を入れることができ色を変えたりもできるので、細かく見やすく割り振れます。

 

3、データ管理

僕は本、ブログ、Twitterなどの情報をA4ノートにメモしてます。

自分のアンテナにかかったものを、積極的にインプットするのが目的です。
手書きだからその場でメモできるし、レイアウトがしやすいです。

 

しかし、これもgoogleドライブのドキュメントを利用してデータ化します!

今までノートに書き込んでいた情報を、googleドライブのドキュメントに書き込みます。
今までと違い便利な点は3つ

 

①、記入が楽

記入速度が圧倒的に早くなりました!
理由はコピペができるからです。

Webサイト、SNSで欲しい情報を見つけたらコピペするだけ。
不要な情報を削ればオリジナルメモになります。

 

個人的にはキーボード操作が苦手なので手書きの方が良かったですが、おかげでキーボード入力の速度も上がった気がします(笑)

 

②、編集が楽

ノートに比べレイアウトの自由度は減りますが、PCならではの編集が可能になります。

文字色やボールド、書体変更が楽ですし、漢字も調べる必要がありません。
また追記修正、削除の際、消して書き直す手間が消えます!


③、閲覧が楽
カレンダー、スプレッドシート同様に、googleアカウントにログインすればどのデバイスでもアクセス可能!
これはgoogleアカウント最大のメリットと言っても過言ではありません!

 

家でPC作業したメモを出先で確認・修正が可能です。
PC、ノートの持ち運びが不要ですし、スマホでメモを見れるので情報へのアクセスが格段に向上しました。


・まとめ

googleアカウント取得で、
1、タスク管理
スプレッドシート(googleドライブ)

2、スケジュール管理
googleカレンダー

3、データ管理
ドキュメント(googleドライブ )

 

この三つをフル活用して情報管理を効率化すれば、作業スピードの向上を図れます。

 

ログインすればクラウド機能で、PCとiphone(スマホ)の両方からアクセス可能なのが本当に便利です。

会社やグループでアカウントを共有すれば、より作業効率をアップできる方法も紹介されています。


冒頭でお話したように、デスク整理術や仕事術についても書かれていますので、社会人の方は特に、ぜひ1度読んでみてください!