さざ波のような日々

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さざ波のような日々

ミニマムに変化し、ゆるく生きる

会議の効率を上げる3つの方法

 

 

こんばんは、おりんです

 

 

2月から所属している団体が会議詰めになるそうです

長い会議って話がまとまらなくてダラダラしますよね(笑)

 

そこで今日は自分の経験から、会議の生産性の上げ方について書きたいと思います!!

(会議したくないだけ笑)

 

 

まず会議についてです

会議(かいぎ、英: meeting:ミーティング)は、関係者が集まって特定の案件について相談をし、意思決定をすることである。またはその集合のこと。Wikipedia

 

 

大前提として会議とは、団体の人間が 意思決定するための手段です!!

会議自体が目的ではありません

ここを間違えている人が多いと思います!!

 

僕は高校で演劇、大学で軽音部、学祭実行委員会に所属し、今は大学で部活をまとめる団体に入っています

 

いわゆる文化系団体所属です

運動部もミーティングってあると思いますが、運動部と違い皆の目指す方向性は一概に同じではありません!

あとメンバーが超個性派揃い(笑)

 

そこで一つにするため会議は不可欠でした!!

 

 

ただ、どこもそうでしたが

何日も会議!

何時間も会議!

毎週会議!

多けりゃいいってわけじゃない!!笑

 

 

だんだん会議することが目的になり、予定日に集まって連絡事項を話してダラダラモードに…

そんなことのために大事な時間を使いたくはない!!

 

そこで3つの方法で会議をサクッと終わらせましょう!

 

 

1/連絡、確認はメール、LINEで済ませる

まず会議そのものを減らします!!

些細な連絡は集まらなくてもできますし、学生に多い多数決も今ならLINEでできます!

科学技術をフルに利用して会議はミニマムにしましょう!

 

 

 

2/議題、情報は先に提示

経験上これが一番出来てなかったです

集まってから内容を話され、その場で考え込む…

 

なんて効率が悪いっ!!!

 

会議とは意思決定の手段です

意思決定するためには、各自の意見、結論が必要なんです

そこで意見、結論を準備するためにも、議題はもちろん、前提となる情報は出しておくのが当たり前です!!

 

会議に臨むにあたり、議題と前提情報を元に、各自意見をまとめておきましょう!

意見を共有し結論を出すことが会議の目的です!

 

 

 

3/押し付け禁止

これ大事!!

ほんと大事!!

 

小中学生の時、発言力ある人が結論まとめちゃったとか経験ありませんか?

部活で会議する時、部長だからまとめてくれるとか思ったことありませんか?

 

全部ダメです!

 

皆が納得できる意見が理想ですが、

なかなかそうは行きません

会議をするということは、先程の1、2段階を経て、それでも会議の必要がある案件なはずです!

 

1人に責任を押し付けるのも、皆に意見を押し付けるのもやめましょう

 

 

 

おまけ/反省会も下手だと非効率

部活だと大会や発表会後に反省会ってあると思います

ミスした人に意見したり、自分のダメだったところを発表したり…

 

これもやめましょう!!!

 

 

反省会とは、全体で反省を共有するものです

自分の反省を発表するなんて以ての外

自分で反省しておいて下さい

 

人へのダメ出しも全体で共有しておくべきものは指摘し、他は後ほど個別でしましょう

 

わざわざ晒しあげる必要はありません

気遣い大事です!

 

 

以上の3点を意識すれば、憂鬱な会議を減らして、より有意義な会議ができるはずです!